Poka yoke

Nie każdy interesuje się zarządzaniem jakością. Inni będą uważać, że jakość to nudne normy ISO serii jakiejśtam. Są jednak takie ciekawe dziedziny zarządzania jakością jak chciażby poka yoke.

Poka yoke tłumaczy się na angielski jako mistake-proofing czyli odporność na błędy. Kiedyś mianowicie zauważono, że pewne procesy czy przedmioty podczas użytku dają mozliwość popełnienia błędu, a co za tym idzie, doprowadzenia na przykład do ich uszkodzenia. Stąd podjęto próby takiego tworzenia przedmiotów, lub projektowania procesów produkcyjnych, żeby użytkownik nie popełnił potencjalnie mozliwego do popełnienia błędu.

Najprostszym przykładem zastosowania poka yoke jaki znam, jest dyskietka komputerowa. Nie da się jej wsunąć do stacji dysków inaczej, niż w ściśle określony sposób. Podobnie wtyczki usb na przykład, pasują tylko tak, a nie inaczej.

Niezależnie od zarządzania jakościa, mozna tworzyć usprawnienia typu poka yoke w codzienym życiu. Jeśli zdarzyło ci się kiedyś użyć zamiast czerwonego zamiast niebieskiego pisaka na waznym dokumencie, tylko dlatego, że były schowane do pojemnika kolorowymi nakrętkami w dół, poka yoke jest dla ciebie. Obklej kolorową taśmą drugi koniec pisaka, czerwony czerwoną a niebieski niebieską oczywiście… Zamontuj w kuchni kran z sensorem ruchu, a nie przelejesz wody zapominając go zakręcić.

Dla zainteresowanych tematem podaję stronę, z której wiele można się dowiedziec. Przykłady są raczej stare, ale dają pojęcie o tej ciekawej metodzie.

P.S. Puryści zapewne uznają przykład z pisakami za przedstawienie metody oznaczania wizualnego, bo poka yoke jest raczej metodą zabezpieczania urządzeń, ale co tam 😉

Magia wszystkiego od nowa

Zbliża się Nowy Rok, moment w którym wielu z nas podejmuje jakieś wyzwania, obiecuje sobie że zrobi to czy nie zrobi tamtego. Osobiście uważam, że akurat ta data ma się nijak do zaczynania nowych projektów, bo można je rozpoczynać w każdy poniedziałek, ale muszę przyznać, jest coś w magii cyfr. Pierwszy stycznia nadaje się doskonale na kamień milowy w rozpoczynaniu spraw.

Ludzie uwielbiają mieć jeszcze jedną szansę. Kiedy ktoś rzuca palenie, powtarza sobie, że tak na prawdę zostawi nałóg po następnym papierosie. Nasze wyzwania dotyczą zazwyczj rzeczy trudnych, bowiem inaczej nie byłyby wyzwaniami. Dlatego lubimy asekurować się możliwością zachowania jeszcze jednej szansy. Pierwszy stycznia jest dla nas kolejną, nową szansą.

Przede wszystkim, sprawmy, żeby to była nasza ostatnia „kolejna szansa”. Dlaczego masz męczyć się z czymś i teraz i za pół roku i kolejnego pierwszego stycznia? Zrób to od razu i tak dobrze, żebyś nie musiał powtarzać! Popatrz, ile czasu marnujmy na walkę z wiatrakami, ile projektów rozpoczynamy tracąc siły, żeby potem robić to samo po raz wtóry!

Ja nie chcę mieć kolejnych szans na zaczynanie wszystkiego od nowa! Życzę sobie, żeby wszystko traktować z powagą pozwalającą mi ukończyć zadanie wtedy, kiedy sobie zaplanuję. Takie mam Noworoczne postanowienie.

Po drugie, o ile planowanie pracy wychodzi mi znakomicie, to z planowaniem życia jest gorzej. A nie chcę po raz trzeci zastanawiać się, gdzie pojadę na wakacje i w rezultacie nie pojechać nigdzie, bo zebrane pieniądze przeznaczymy na jakieś chwilowe szaleństwo już w połowie marca. Chcę planować wyjazdy z wyprzedzeniem, żeby móc celebrować to, że spełniam marzenia. Żeby wiedzieć, że nie czeka mnie kolejna pracująca robota, obgadywany od kilku tygodni wyjazd w Karkonosze.

Że nie ma w tym spontaniczności? W moim przypadku spontaniczność doprowadza do tego, że siedzę w domu przelewając mikre ilości wolnego czau przez palce, a nie używam życia tak jakbym tego chciał.

Krótko mówiąc, zastanówcie się, czy też nie mielibyście ochoty zrealizować tego wszystkiego co sobie zaplanujecie? Wiedząc, że macie kolejną szansę, kolejny miesiąc, albo następne noworoczne przyrzeczenie przed sobą, może się Wam nie udać.

Dlatego niech szlag trafi magię wszystkiego od nowa i powtarzane w przyszłym roku po raz kolejny te same noworoczne przyrzeczenia. Wszystkie złożone teraz chcę zrealizować w terminie. Pierwszego stycznia 2010 przyjdzie czas na inne.

Nieład

W zasadzie dzisiaj chciałem podzielić się z Wami jednym spostrzeżeniem. Takim, że nieład, nieporządek, brud, syf itp, to największy wróg produktywności. Według mnie.

Mam hopla na punkcie porządku, głównie wśród moich podwładnych. Irytuje mnie, kiedy ktoś szuka narzędzia, mimo, że powinno być na swoim miejscu. Kiedy ktoś zaczyna używać przedmiotu, po czym nie odkłada go na miejsce.

by Rippasnortus

Mój ojciec zawsze twierdził, że czynności mają swój początek i koniec. Jeżeli zaczyna się coś robić, to znaczy że naturalnym następstwem będzie dokończenie działania. Po prostu – działania to nie jedna czynność. To coś w rodzaju projektów ;). Jeśli odkręcasz tubę z pastą do zębów, to w obrębie tej samej czynności według niego znajdowało się zakręcenie jej i odłożenie na miejsce.

Ludzie nie lubią takich zachowań. Uważają je za nienormalne. Często twierdza, że mają znamiona psychozy. Ja z kolei uważam, że chora jest niepunktualność, niezorganizowanie, brak dbałości o swoje życie czy wykonywaną pracę. Prawda, że takie postępowanie ogranicza i narzuca pewne karby naszemu rozwojowi i wolności, ale z kolei bycie niebieskim ptakiem owocuje zbyt często noclegami na dworcu kolejowym.

Niezależnie od wszystkiego, oba podejścia mają zwolenników, a ja nie osądzam, które jest lepsze. Każdy może żyć jak mu się podoba.

Miałem też dzisiaj zadać pytanie, czy tylko porządnisie mogą stosować gtd? Przecież to system wymagający skrupulatności i trudno od kogoś, kto nie spuszcza wody w toalecie, bo zapomniał, wymagać, żeby dbał o realizację tygodniowych przeglądów.

Miałem, ale nie napiszę. Bo są ludzie, którzy robią to lepiej. W poniższym linku zamieszczam odsyłacz do kilkudziesięciostronicowej publikacji na temat nieładu i walki z nim.

A wszystkim, którzy jeszcze nie wiedzą że się pojawił, polecam Productive Magazine.

Miłego wieczoru

Zapisuj!

Jedną z podstawowych zasad GTD jest posiadanie przy sobie w każdej chwili zestawu kryzysowego w postaci długopisu i notatnika. Inni powiedzieliby – ołówka i hipstera; jeszcze inni – Moleskina i dobrego pióra. Wybierz sobie jeden. W każdym razie, dzięki temu zestawowi powinniśmy móc (podkreślam „powinniśmy”) zapisywać wszystkie idee i pomysły, które aktualnie przyjdą nam do głowy. Gromadzimy je, czyszcząc z nich łepetynę, a dopiero potem przepuszczamy owe pomysły przez gtd’owski schemat. Krótko mówiąc, traktujemy notatnik jak klasyczną skrzynkę odbiorczą.

I tu pojawia się pewien problem…. Przynajmniej dla mnie.

Notatnik nie jest specjalnie poręczny. Wszystko zależy od typu pracy, lub szerzej, trybu życia jaki się prowadzi. Niektórzy przywdziewają koszulki polo i nie bardzo dysponują kieszonkami na notatnik. Nie wspominając już długopisów. Straciłem przez nie kilka koszul, a przynajmniej ze dwa razy miałem siniaki w okolicach siedzenia, kiedy wlazłem do samochodu nie wyjmując go z tylnej kieszeni.

Niemniej, zapisywanie spraw, które wpadną Ci akurat do głowy jest jedną z najbardziej pouczających rzeczy, o jakich w życiu przeczytałem. Nie wierz sobie, że coś zapamiętasz. Za chwilę będziesz się głowił, jak brzmiało nazwisko pani, która zadzwoniła do ciebie w sprawie nowej oferty. Zapisuj!

Wziąwszy jednak pod uwagę to, że notatnik może rozpuścić ci się w tylnej kieszeni spodni, zgubisz przynajmniej dziesięć długopisów w przeciągu pierwszego tygodnia od rozpoczęcia zapisywania, możesz spowodować kilka wypadków pisząc w samochodzie, a jeśli będziesz spał z notatnikiem, twoja druga połowa może na to krzywo patrzeć, proponuję rozważyć sposób notowania.

Papier bywa wygodny. Możesz nosić ze sobą na prawdę małe karteczki z długopisikiem przy breloku i załatwi to sprawy związane z komfortem. Są jednak sytuację, kiedy będziesz zmuszony skorzystać z innych rozwiązań. Z resztą, możesz mieć kilka „inboxów”, które powinieneś po prostu przeglądać. Poniżej kilka przetestowanych przeze mnie sposobów, które polecam:

• dyktafon – wspaniała zabawka, którą można już nabyć za naprawdę niewielkie pieniądze. Sprawdza się kiedy jedziesz samochodem, masz za dużo papierów wokół siebie, albo wszędzie spacerujesz z telefonem komórkowym (z funkcją nagrywania głosu, ale to dzisiaj standard). A poza tym jakiż stylowy jest dyktafon, jeśli ktoś jest fanem miasteczka Twin Peaks.

• Google – mam tu na myśli głównie kalendarz ale także, jesli jesteś fanem edytorów tekstowych online, edytor oferowany w tej usłudze. Jeśli spędzasz sporo czasu przed komputerem, przyjrzyj się tej aplikacji. Nie musi służyć koniecznie stricte za kalendarz. Wystarczy, że wrzucisz doń sprawy związane z konkretnym dniem, albo takie, nad którymi chciałbyś popracować jutro. To taki „przedkalendarz” w rozumieniu gtd, bo możesz przy jego przeglądaniu zadecydować, co w nim zostaje, a co jest robione od razu, traktując go jak kolejny inbox. Cudowną funkcją google calndar jest mozliwość przypominania o czymś za pomocą smsów i emaili.

• Remember the Milk – jedna z wielu, darmowa, acz wygodna aplikacja online do zbierania twoich idei. Możez je tagować, opisywać, wyznaczać terminy itp, ale ja używam jej głównie do wpisywania przychodzących mi do głowy myśli. Można je potem wydrukować w fomie kartki z kwadracikami do odznaczania skompletowanych zadań.

• Evernote – półpłatna wersja fantastycznego programu do akumulacji informacji. Lokalna bądź online baza danych przechowuje te elementy, które wskażesz programowi. Są to fragmety lub całe strony internetowe, twoje apiski, dokumenty, dźwięki czy inne. Ubierasz je w system tagów i pamiętasz!

• ScrapBook – taki mini Evernote w postaci dodatku do Firefoxa. Przechowuje zaznaczone przez ciebie fragmenty tekstów ze stron internetowych.  Nie wiem, czy nie lepszy jest Goolge Notebook, bo nie używałem, ale słyszałem dobre opinie. Poza tym, GN jest pewnie dostępny z każdego komputera pod Twoim loginem, podczas gdy SB tylko z lokalną przeglądarką.

Dysponując takim zestawem narzędzi, możesz pożegnać długopis i notatnik. Pamiętaj jednak, że im więcej „inboxów” stworzysz, tym trudniej będzie ci je systematycznie przeglądać. Ja korzystam intensywnie z notatnika, jeżeli akurat mam możliwość noszenia go przy sobie. Jeśli nie, używam dyktafonu w telefonie. Przy komputerze króluje Remember the Milk. Szczególnie doceniam ten program, kiedy rano popijając kawę wprowadzam do niego zadania na dziś, a potem, w czasie pracy mam je już przed nosem i jak na dłoni .

Historia ogólnej niemocy

Zacznijmy od bajki:

Były sobie cztery osoby, które nazywały się: Każdy, Ktoś, Ktokolwiek i Nikt. Trzeba było wykonać pewną pracę i Każdy został o to poproszony.

Każdy był pewien że Ktoś to zrobi. Ktokolwiek mógł to zrobić, ale Nikt tego nie zrobił. Ktoś zezłościł się z tego powodu, ponieważ było to powinnością Każdego. Każdy myślał, że Ktokolwiek mógł to zrobić, ale żadnemu z nich nie przyszło do głowy, że Nikt tego nie zrobi. Skończyło się tym, że Każdy obwiniał Kogoś za to, że Nikt nie zrobił tego, co mógł zrobić Ktokolwiek.

Z tym tekstem spotykałem się wielokrotnie i podczas studiów i po nich. Nie znam autora. Mimo pewnej słabości tej opowieści uważam, że jest to jeden z lepszych tekstów obrazujących jedną z głównych bolączek dzisiejszego społeczeństwa – brak umiejętności właściwego komunikowania.

Przypowiastkę tę można zastosować do życia prywatnego i zawodowego (chociaż przecież nie ma dwóch żyć). W tym drugim mam do czynienia z Każdymi, Wszystkimi i Niktami na co dzień. Ileż to razy najbardziej błahe nawet projekty rozbijały się o argumenty, typu  „nie wiedziałem, że to moja działka”. W mojej pracy ten prosty problem był – i bywa jeszcze – jednym z głównych przyczyn rozmaitych niepowodzeń. Ktoś niedopatrzył się braku jakiejś części do produkcji, bo myslał, że zrobi to Ktokolwiek inny. Doszło do tego, że ową historyjkę przekazałem pracownikom, prawie niczym misję.

Co jest tak dziwnego w człowieku, że prowadzi go do podobnego niedbalstwa? Lenistwo? Ja wolę ubierać to w ładniejsze słowa – każdy z nas to po prostu homo oeconomicus. Róbmy tak, żeby się nie narobić. Skala tego zjawiska może być różna u różnych ludzi, ale generalnie wszyscy starają się zużyć jak najmniej energii na wykonanie swojej pracy. Jeżeli jeszcze damy komuś szansę na podniesienie argumentu, że to nie była jego działka…

Co zrobić ? Nie, nie ma zespołu idealnego, w którym Każdy kontrolowałby Każdego. Wszystkie zadania muszą być na tyle szczegółowe, proces ustawiony tak, żeby Wszyscy wiedzieli, co robi Ktokolwiek. Nikt wtedy nie powie, że myślał, że sprawą zajmie się Ktoś inny.

Osobną kwestią jest zakres obowiązków, które można maksymalnie uszczegółowić. O ile na przykład jesteśmy w stanie wyposażyć kogoś w instrukcję wykonania samochodu, o tyle trudno ingerować w jego przyzwyczajenia natury na przykład estetycznej – żeby chociażby spuszczał po sobie wodę w toalecie. Przecież może to zrobić Każdy.

Trochę ten post chaotyczny, ale postanowiłem przelać ów strumień świadomości tutaj w nadziei, że ktoś wpadnie na pomysł, jak rozwiązać historię ogólnej niemocy. Jak sprawić, żeby nie strzępić sobie języka, rozdzielając polecenia, których Nikt później nie wykona. Jak po prostu przeżyć życie efektywniej. Bo prawdę wynikającą z tej opowiastki uważam za jedną z tych, które w największym stopniu odpowiadają za słabości ludzkiej produktywności.

I na koniec wersja w oryginale.