Metoda czerwonej plakietki

Istnieje w zarzadzaniu jakością bardzo ciekawa, oczywiście japońska metoda 5S. To skrót od japońskich słów seiri (selekcja), seiton (systematyka), seiso (sprzątanie), seiketsu (standaryzacja) i shitsuke (samodyscyplina). Całość polega na pokonywaniu procesu podobnego trochę gtd. Najpierw selekcjonujemy rzeczy, potem systematyzujemy czy grupujemy. Następnie wywalamy niepotrzebne, stan uzyskany przyjmujemy za standard, a potem zostaje nam utrzymywanie go w duchu zenowskiej samodyscypliny.

Nie chcę wdawać się w szczegóły tej metody, bo dosyć obszernie opisana jest w rozmaitych publikacjach. Interesuje mnie krok drugi czyli standaryzacja. Otóż tutaj twórcy sugerują posługiwanie się tzw. metodą czerwonej plakietki. Ta metoda jest o tyle intrygująca, że nie wymaga stosowania z 5s, ale może być użyta niezależnie, przy jakimkolwiek standaryzowaniu. Uważam ją, lub jej jakieś modyfikacje, za zbawienie!

Wyobraźmy sobie, że mamy na biurku trzy długopisy. W związku z tym,  średnio co tydzień jeden nam ginie. A to ktoś pożyczy, widząc, że mamy więcej, a to my go gdzieś zaniesiemy, wiedząc że mamy zapas itp. Rzadko zadamy sobie pytanie, czy potrzebujemy tych trzech długopisów. W związku z tym poddajemy ów sprzęt pilnej obserwacji. Na dwa długopisy naklejamy czerwone plakietki i gdzieś odkładamy. Jeżeli okaże się, po na przykład dwóch tygodniach, że żadnego z nich w tym czasie nie użylismy, możemy je sprzedać na allegro, oddać w prezencie, wyrzucić czy schować do szuflady.

Tak na prawdę metoda czerwonej plakietki używana jest na etapie selekcji, do oznaczenia produktów, które wydaje się nam, ze będą zbędne, ale kluczową rolę spełnia krok drugi, czyli zebranie przedmiotów oznaczonych plakietką i umieszczenie ich w miejscu, w którym przechodzą kwarantannę. W prawdziwym 5S, służącym utrzymaniu czystości stanowisk pracy, oznaczone i odleżane przedmioty wywala się, bądź zwraca do magazynu czy jakiejś przechowalni. Dla nas jednak, metoda plakietki może być pomocna przy sprzątaniu biurek, szaf czy hal produkcyjnych. I prawdę powiedziawszy nie trzeba do tego czerwonych plakietek. Po prostu, jesli macie podejrzenie, że coś może być zbędne, w iście gtd’owym stylu umieśćcie to w jednym miejscu i zbadajcie, czy nie używacie tego przez okres kilkunastu dni. Gwarantuję, że odkryjecie, iż przedmioty, które uważaliście za niezbędne, stracą jakiekolwiek uzasadnienie swojego istnienia. Zmniejszycie też marnotrawstwo (giniecie długopisów).Przydatne przy oczyszczaniu oczyszczaniu mieszkania ze zbędnych bibelotów. BTW – zastanawiam się, czy metoda ta nie jest pochodna twierdzenia bodajże Maxa Webera, który zaproponował zmniejszenie każdego biurokratycznego organizmu o 30%. Gwarantował poprawę efektywności i spadek kosztów. Chowamy urzędników do szuflady i patrzymy, czy przydadzą się w następnym roku budżetowym. Niestety, administracja rzadko stosuje sprawdzone metody zarządzania. Nie daj Boże, żeby ktoś przekonał sie, że pieniądze, które zostały przeznaczone na jej funkcjonowanie, można oszczędzić. Przecież w przyszłym roku budżetowym zostaną przez to ucięte!

Pozdrawiam

Król Deming

Jeśli jesteście maniakami jakości i produktywności, omińcie tego posta. Nie czytajcie go, bo pierwszy lepszy wpis na Wikipedii da wam więcej technicznych czy historycznych informacji na temat tego, o czym będę dzisiaj pisał.

Jeśli natomiast produktywność to dla was hobby, z którym zaczynacie, możecie jeszcze nie znać Króla Deminga.

Był sobie raz facet, który wyprzedził swoje czasy. Człowiek, który myślał o produktywności w sposób tak bardzo odbiegający od standardów, że przez pewien czas nikt się na nim nie poznawał. Edwards Deming jest ojcem nowoczesnego zarządzania jakością, przynajmniej w moim odczuciu. To autor bardzo wielu celnych myśli i metod zwiększania produktywności. I jednocześnie człowiek, który wymyślił koło, zwane – jakby inaczej – kołem Deminga. O nim jednak trochę później.

Warto dodać, że Deming ze swoimi nowoczesnymi przemyśleniami został doceniony w Japonii, która po drugiej Wojnie Światowej miała poważne problemy gospodarcze. Generalnie kraj ten, osłabiony wojennym wysiłkiem i porażką, musiał stać się baaaardzo konkurencyjny, żeby gospodarczo zaczął znaczyć cokolwiek w świecie. Japońska jakość dopiero po Demingu zaczęła oznaczać to, co oznacza dzisiaj. Wcześniej japońskie produkty były raczej kojarzone z niewiele wartą tandetą. Ponadto, zarówno Europa wspomagana przez rozmaite subwencje i plany Marshalla, jak i Stany Zjednoczone, nie czuły na plecach oddechu konkurencji. Stany dodatkowo, jako najmniej dotknięte wojenną zawieruchą, z rozpędzonym wojenną produkcją przemysłem i nieuszkodzoną infrastrukturą, czuły się – i przez długi czas były – jedynym poważnym producentem towarów na rynek światowy.

Nie wchodząc zbytnio w szczegóły, bo nie jestem specjalistą wielkiej miary w tej dziedzinie, działalność Deminga pomogła przewartościować system myślenia japońskich producentów. Do dziś człowiek ten jest uznawany za jednego z Ojców Założycieli japońskiej jakości a japońska Nagroda Deminga to najbardziej prestiżowa nagroda w dziedzinie zarządzania jakością w tym kraju.

Ten krótki wstęp miał na celu naświetlenie wam, jakiego kalibru postacią był profesor Deming. Jego koło, o którym wspominałem, jest wynalazkiem podobnej miary co jego twórca – genialnym i nieskomplikowanym.

Koło Deminga, zwane też  inaczej cyklem Deminga, to nie żadne fizyczne urządzenie, jeśli tego jeszcze nie wiecie. To pomysł na usprawnianie i utrzymywanie produktywności. to pomysł na jakosć, ale da się go prosto przetransponować na niemal wszystkie dziedziny życia, z samym życiem włącznie. I chociaż nasz gtd’owski guru Allen się do tego wprost nie przyznaje, uważam że jego system jest inspirowany Demingiem.

Koło Deminga to to zestaw czterech kroków, rysowanych w schemacie na obrysie koła. Kroki realizowane są po kolei, a ostatni przechodzi znowu w pierwszy, przy czym nowa runda po kole jest już rundą na wyższym poziomie jakości. Stąd często mówi się o kole Deminga jako o drodze to totalnej jakości.

Owe cztery kroki to cykl PDCA od:

- Plan

- Do

- Check

- Act

Nie chcąc komplikować zbytnio sytuacji, nie będę rozbierał teorii na czynniki pierwsze. Każdy z kroków oznacza dokładnie to, co oznacza. Najpierw Planuj (Plan), potem Wykonaj (Do), następnie Sprawdź co z tego wyszło (Check) a na końcu Zareaguj (Act) na to co zrobiłeś.

Planujesz, że napiszesz wiersz. Rozrysowujesz sobie w głowie o czym ma być, jakimi rymami się posłużysz, czy będziesz pisał piórem, długopisem czy może kredkami świecowymi. Potem siadasz nad kartką zaopatrzony w narzędzia i zaczynasz. Po chwilach metafizycznego uniesienia siedzisz nad efektem – zabazgranym kawałkiem papieru, z dwoma kleksami i zagiętym rogiem. Nie chcesz tego w przyszłosci, to nie taki był plan. Miało powstać dzieło, które oprawisz w ramkę i sprezentujesz mamie na Boże Narodzenie. Sprawdzasz więc, jak w pokerze (Check). Liczysz kleksy i błędy interpunkcyjne, widzisz, że inaczej mógłbyś rozplanować treść. Działasz (Act) przez włączenie Twoich spostrzeżeń i pomysłów do nowego planu. Decydujesz się użyć niekapiącego pióra, pod ręka trzymasz słownik poprawnej polszczyzny, uważasz, żeby w następnej wersji nie zagiąć rogu. Planujesz ponownie, bogatszy o wiedzę z poprzedniego kroku. I być może będziesz pisałe jeszcze cztery wersje, ale za każdym razem postarasz sie ze wszystkich sił wyeliminować błędy, które oddalają twój poemat od ideału. W końcu osiągniesz efekt.

Koło Deminga jest jednym z podstawowych narzędzi ludzi zajmujących się poprawianiem czegokolwiek. To najprostsza i najbardziej czytelna metoda osiągania za każdym razem lepszych rezultatów. Polega jak widzicie na wyobrażeniu sobie stanu końcowego i oceny jak bardzo i czym to co powstało różni się od tego wyobrażenia.

Dlatego nazwałem Deminga Królem, bo jego cykl można zastosować do wszystkiego, w czym chcecie być lepsi. Do odchudzania, do nauki nowych słówek, do projektowania systemów ogniw słonecznych czy czegokolwiek innego, co da się usprawniać.

I być może dzięki temu prostemu schematowi nie bedziecie potrzebowali setek innych narzędzi czy metod, bo koło Deminga to podwalina wszystkiego.

Poka yoke

Nie każdy interesuje się zarządzaniem jakością. Inni będą uważać, że jakość to nudne normy ISO serii jakiejśtam. Są jednak takie ciekawe dziedziny zarządzania jakością jak chciażby poka yoke.

Poka yoke tłumaczy się na angielski jako mistake-proofing czyli odporność na błędy. Kiedyś mianowicie zauważono, że pewne procesy czy przedmioty podczas użytku dają mozliwość popełnienia błędu, a co za tym idzie, doprowadzenia na przykład do ich uszkodzenia. Stąd podjęto próby takiego tworzenia przedmiotów, lub projektowania procesów produkcyjnych, żeby użytkownik nie popełnił potencjalnie mozliwego do popełnienia błędu.

Najprostszym przykładem zastosowania poka yoke jaki znam, jest dyskietka komputerowa. Nie da się jej wsunąć do stacji dysków inaczej, niż w ściśle określony sposób. Podobnie wtyczki usb na przykład, pasują tylko tak, a nie inaczej.

Niezależnie od zarządzania jakościa, mozna tworzyć usprawnienia typu poka yoke w codzienym życiu. Jeśli zdarzyło ci się kiedyś użyć zamiast czerwonego zamiast niebieskiego pisaka na waznym dokumencie, tylko dlatego, że były schowane do pojemnika kolorowymi nakrętkami w dół, poka yoke jest dla ciebie. Obklej kolorową taśmą drugi koniec pisaka, czerwony czerwoną a niebieski niebieską oczywiście… Zamontuj w kuchni kran z sensorem ruchu, a nie przelejesz wody zapominając go zakręcić.

Dla zainteresowanych tematem podaję stronę, z której wiele można się dowiedziec. Przykłady są raczej stare, ale dają pojęcie o tej ciekawej metodzie.

P.S. Puryści zapewne uznają przykład z pisakami za przedstawienie metody oznaczania wizualnego, bo poka yoke jest raczej metodą zabezpieczania urządzeń, ale co tam