Kiedy nawrzucacie już do swoich inboxów tyle spraw, że zaczną się z nich wylewać, pewnie pomyslicie, że warto byłoby zrobić z nimi coś użytecznego. Zanim podejmiecie się przypisania im “następnego działania” (next action) czeka Was przeglądnięcie tego, co macie w skrzynkach odbiorczych.
Niezależnie od tego, czy skrzynka istnieje fizycznie w postaci jakowegoś pojemnika (polecam – nie wiesz co z czymś zrobić, nie zastanawiaj się, tylko wrzucaj, potem podczas przeglądania zadecydujesz) czy wirtualnie jako wpisy np. w Evernote, dane z niej trzeba przetworzyć. Wielu osobom sprawia to sporą trudność i wydaje się im czasochłonne. W zasadzie, podczas przeglądu, czeka was konieczność podjęcia decyzji, czy ze sprawą w ogóle da się coś zrobić. Zatrzymam sie tu na chwile i nie będę wnikał w drugą część tego kroku, czyli przyporządkowania sprawy do konkretnej kategorii, jeśli rzecz jest wykonywalna (delegacja albo kalendarz, czekam na, lista dwóch minut itp. – o tym kiedy indziej). Bardziej chciałbym skupić się na sprawach, które odrzucicie. Te powinny trafić albo do kosza, albo do teczki lub zbioru “kiedyś/może” lub wreszcie do teczek referencyjnych.
Przede wszystkim, bądźcie dla tych spraw bezlitośni. Przy tej decyzji nie chodzi o to, czy coś ze sprawą robicie. Z każdą coś trzeba zrobić. Niektóre z nich leżą jednak poza obszarem waszego zainteresowania, wydają się mniej lub bardziej zajmujące, ale jednak nie chcecie się z nimi całkowicie rozstawać. Inne są zupełnie nietrafione. Krótko mówiąc, musicie dosyć precyzyjnie i wąsko zdefiniować pole pod tytułem “tak, to mnie dotyczy, albo będzie dotyczyć w przyszłości”.
Jeśli nie, tniecie sprawę. Mało interesujące maile wrzucajcie od razu do kosza. Kartki z ofertami pizzerii wywalajcie, chyba że myślicie, iż kiedyś u niech zjecie. Róbcie prawdziwy użytek z kosza. Im mnie j w nim, tym więcej w innych miejscach – na waszych półkach, w szufladach czy w teczkach.
Jeśli już zdarzy się wam, że jakaś sprawa będzie choć trochę interesująca, możecie dać jej szansę. Allen poleca wpisywać je na listę “może/kiedyś”. Moja lista z tymi sprawami ma ze dwa wpisy. Nie spodoba się to pewnie gtd’owskim purystom, ale systemu używam do załatwiania spraw bieżących. Jeśli marzy mi się wyjazd do Wenezueli za 10 lat, nie zapisuję tego. Może kiedyś do tego dojdę, ale na razie boję się, że lista “kiedys/może” byłaby przechowalnią dla tysiąca beznadziejnych pomysłów, których bałbym się wywalićdo kosza. A przecież tę listęteż trzeba kiedyś przeglądać 
W powszechnym natomiast użyciu mam teczki referencyjne. Podzielone alfabetycznie i zwykłe, papierowe – nie jakieś wiszące i z melodyjką. Tam lądują dokumenty czy wydruki, które na razie wydają mi się nieprzydatne, ale zawierają jednak jakieś informacje, z których kiedyś może skorzystam. Ile razy żałowałem, że nie mam juztego katalogu, który wywaliłem w zeszłym miesiącu Oczywiście, pamiętajcie o zakreśleniu wyraźnej granicy, poza którą używacie kosza. Inaczej wasze teczki referencyjne spuchną niemiłosiernie. Dla przykładu, oferty pizzerii włozę do teczki pod literę P jak “pizza”. Kiedy zgłodnieję, wyjmę odpowiednią kartkę.
Wracam do tematu z koszem na śmieci. Możecie zrobić sobie specjalny kubeł, który ja nazwyam buforem bezpieczeństwa. Wywalajcie tam tylko papiery (w przypadku maila stwórzcie katalog o dowolnej nazwie i traktujcie jak “prawie kubeł). Trzymajcie przez tydzień czy dwa. Jeśli w tym czasie zapragniecie strasznie znaleźć coś, co wywaliliście, przeszukujecie kubeł, trudno. Jeśli nie, w dniu deadline’u wywalacie i te papiery. Trochę to asekuranckie, ale jednak kilka razy uratowało mi skórę.
Morał z tej przypowieści prosty – wywalajcie co się da, a co nie da, umieszczajcie w teczkach referencyjnych. Te również możecie czasem przejrzeć, żeby pozbyć się bzdur, które wpakowaliście tam w przypływie resetu mózgu. I na prawdę – polecam dobrze zorganizowane teczki referencyjne.
A jeśli zdecydujecie się, że sprawa trzeba się zająć, to już inna para kaloszy. O tym następnym razem. Mam nadzieję, że wtedy bedziecie już mieli na głowie o około połowy spraw mniej.
